Une secrétaire indépendante est une assistante virtuelle qui offre ses services aux entreprises à distance. Grâce aux progrès technologiques, et notamment à Internet qui se développe de jour en jour et dont la couverture est de plus en plus étendue, il est devenu possible de partager des documents, des fichiers dans le Cloud, sans oublier la prolifération de nouveaux outils en ligne, qui ont permis aux entreprises de se passer de papier et de faire ainsi du travail à distance une réalité.
Mais après tout, que fait un assistant virtuel ?
Les assistants virtuels sont particulièrement recherchés par les entrepreneurs en ligne et les entreprises qui ont besoin d’aide, sans qu’ils aient à recruter une personne présente dans le format de travail traditionnel. Il est de plus en plus fréquent que des entreprises de toutes tailles décident de se tourner vers un portail de recrutement pour trouver une secrétaire indépendante et externaliser leur secrétariat en engageant des assistantes virtuelles, notamment pour des tâches spécifiques et ponctuelles.
Si vous ne connaissez pas encore cette profession relativement nouvelle, vous constaterez qu’externaliser son secrétariat peut aider à mieux organise son agenda et répondre aux e-mails et aux appels téléphoniques, mais vous avez tort de penser que c’est tout !
Les tâches administratives
Au-delà de répondre au téléphone, une secrétaire virtuelle peut remplir diverses fonctions dans votre entreprise : gérer les rendez-vous et les réunions, réserver des voyages, etc. En effet, tout ce qu’une assistante de direction fait en personne, la secrétaire indépendante peut le faire à distance.
La finance
Avez-vous déjà pensé à faire appel à une personne qui s’occuperait des finances de votre entreprise, qui créerait des feuilles de calcul pour contrôler la facturation, les impôts, la comptabilité, etc. Une secrétaire virtuelle spécialisé dans la finance peut vous aider à mieux comprendre votre entreprise grâce à une analyse de marché, une étude des ventes, des prix, etc. Cela vous offrira les clés pour trouver de nouvelles opportunités et détecter les lacunes à temps pour avancer en terrain sûr.
Les études de marché
Les études de marché sont essentielles de la stratégie de croissance de toute entreprise. Sans quelques connaissances, vous ne saurez jamais comment vous développer. Pour l’entrepreneur, il est très compliqué d’investir des heures de son temps dans la recherche tout en essayant de gérer sa propre entreprise. En matière d’étude de marché, vous avez besoin d’une secrétaire qualifiée qui sait comment faire des recherches, compiler les résultats et traiter les données.
Le service clientèle
Ce fut l’un des premiers emplois à recruter des assistants virtuels en ligne. En effet, la plupart des interactions avec le service clientèle sont basées sur des questions similaires, les questions sont presque toujours les mêmes et peuvent donc être facilement gérées par un script. De plus, si les assistantes virtuelles ne peuvent pas gérer un problème particulier, elle est possible de le remonter à un second niveau d’assistance.
La gestion du courrier électronique
De nombreuses entreprises et autoentrepreneurs sous-traitent les tâches de gestion du courrier électronique à des secrétaires indépendantes. À cet effet, une assistante virtuelle peut filtrer tous les courriels, éliminer le spam, répondre aux questions et aux demandes des clients et des partenaires, aux questions générales et au suivi et organiser votre boîte de réception.